Traiter les
courriers
Résumer une demande, suggérer le service concerné et préparer un projet de réponse à partir d’informations vérifiables.
Courrier · Accueil · Services administratifs
POUR LES COMMUNES & INTERCOMMUNALITÉS
Moins de tâches répétitives.
Plus de temps pour le service public.
L’intelligence artificielle au service de vos agents : retrouver une information, préparer une réponse, vérifier les pièces d’un dossier.
VILNORIA vous accompagne du choix du bon usage à son intégration dans vos outils.
Une démarche progressiveDes résultats à mesurerLa décision reste humaine
LE QUOTIDIEN D’UN SERVICECOURRIER
DEMANDE ENTRANTEUne demande.
Une demande.
Plusieurs documents.
Une réponse à préparer.
✳L’assistant prépare
- Le résumé de la demande
- Les informations et leurs sources
- Un brouillon à vérifier
L’agent vérifie et valide
Exemple de fonctionnement envisagé
CONSEIL+INTÉGRATION+ACCOMPAGNEMENT
Un usage précis, adapté à votre organisation.
DES USAGES CONCRETS
Commencer là où
le temps se perd.
Nous partons de vos processus et de vos logiciels existants pour identifier une amélioration utile et réalisable.
Traiter les
Retrouver la bonne
information
Interroger un ensemble de documents autorisés, retrouver un précédent et consulter les sources utilisées pour répondre.
Procédures · Notes · Délibérations
Préparer les
dossiers
Repérer les pièces présentes ou manquantes selon une liste définie. L’agent garde la main sur l’examen du dossier.
Pièces · Checklist · Contrôle de complétude
UNE DEMANDE, DU COURRIER AU BROUILLON VALIDÉ
Réserver une salle.
Voyez le travail avancer.
Découvrez ce que l’assistant prépare et ce que l’agent doit vérifier, à chaque étape d’une demande de réservation.
Démonstration interactive · Cas fictifDocuments et réponses prédéfinis. Aucun service d’IA, calendrier ou messagerie n’est connecté.
CE QUE L’AGENT REÇOIT
Un courrier et une pièce jointe.
L’agent doit comprendre la demande, trouver la procédure, repérer les pièces manquantes et préparer une réponse.
L’assistant peut préparer ce travail.
Il s’appuie ici sur le courrier et les deux documents de référence affichés à gauche.
PRÉPARATION PAR L’ASSISTANT
La demande est structurée.
ObjetRéservation · salle des Tilleuls
Créneau demandé21 novembre 2026 · 14 h–17 h
Participants30 personnes
Service proposéVie associative
Capacité théorique compatible
30 participants pour une capacité maximale de 40. Cela ne confirme pas la disponibilité du créneau.
Une pièce manque
Disponibilité : non vérifiée
Aucun accès au calendrier de réservation. Le service doit vérifier le créneau et confirmer par écrit.
L’AGENT GARDE LA MAIN
Un brouillon à vérifier et à adapter.
Le message demande les éléments nécessaires sans promettre la réservation. Modifiez-le si vous le souhaitez.
Appuyé sur :
La validation ne réserve pas la salle et n’envoie aucun message.
BROUILLON VALIDÉ DANS LA DÉMONSTRATION
Une réponse prête pour la suite du traitement.
Le texte ci-dessous reprend votre version relue. Le calendrier et les conditions de réservation restent à vérifier par le service.
Aucun envoi, aucune réservation
Étudier un processus similaire dans votre collectivitéLa démonstration s’arrête ici. En situation réelle, l’agent utilise sa messagerie et suit la procédure de sa collectivité.
UNE MÉTHODE EN TROIS ÉTAPES
Du besoin réel
au résultat mesuré.
Un périmètre maîtrisé pour décider, à chaque étape, si la suite du projet est justifiée.
Diagnostiquer
Observer un processus, mesurer le temps consacré et comparer les options : outil existant, intégration ou développement ciblé.
Vous obtenez : un diagnostic et des options chiffrées.Tester un pilote
Expérimenter sur un usage limité, avec vos agents. Évaluer la qualité, les erreurs et le temps gagné après vérification.
Vous obtenez : un bilan et une décision de poursuite.Intégrer et suivre
Préparer les accès, former les utilisateurs et définir le support. Suivre les résultats et ajuster l’usage dans la durée.
Vous obtenez : un service intégré et un suivi défini.MESURER AVANT D’INVESTIR
Que représente
le temps gagné ?
Estimez la capacité de travail libérée par un usage. Ajustez les hypothèses à votre service.
Le temps gagné doit inclure la vérification et la correction des réponses. Sa valeur ne constitue pas automatiquement une économie budgétaire.
CAPACITÉ ANNUELLE LIBÉRÉE200 h
VALEUR ANNUELLE INDICATIVE7 000 €
Hypothèse : 12 mois d’activité. À comparer au coût total du projet, des licences et du temps de vos équipes.
DONNÉES & CONFIANCE
Le cadre fait partie
du projet.
Les modalités sont définies avec vos responsables métier, informatiques et de protection des données, avant le traitement de données réelles.
Validation humaine
Les réponses sont des propositions. Les agents vérifient les informations et conservent la responsabilité de la validation.
Accès maîtrisés
Le périmètre documentaire, les habilitations, la conservation et la suppression des données sont cadrés pour chaque projet.
Hébergement étudié
Le lieu de traitement, les prestataires et les accès sont examinés selon vos exigences. Le mode d’hébergement se décide avec votre SI.
Résultats vérifiables
Les sources et les critères d’évaluation sont définis dès le pilote pour rendre les réponses contrôlables et les résultats mesurables.
VOS QUESTIONS
Avant de commencer.
Faut-il remplacer nos logiciels ?
Le diagnostic examine d’abord les capacités de vos logiciels actuels. Une configuration ou un module existant peut suffire. Une intégration dépend des accès et interfaces effectivement disponibles.
Peut-on commencer sans données personnelles ?
Oui, une première démonstration peut utiliser des documents publics ou fictifs. Le passage à vos données nécessite un cadrage spécifique avec les responsables concernés.
Un pilote conduit-il forcément à un déploiement ?
Non. Le pilote permet de vérifier l’utilité et les coûts. La poursuite dépend des résultats, du budget et du cadre d’achat de votre collectivité.
Comment le prix est-il établi ?
Il dépend du périmètre, des outils, des interfaces et du niveau de support. Le devis distingue les prestations, les licences éventuelles, l’hébergement et les coûts récurrents.
UN PREMIER PAS CONCRET
Partons de votre
quotidien.
Quel processus vous prend le plus de temps ? Préparez une fiche de besoin pour votre premier échange.
VILNORIA
Une activité de TOPPING STYLE
Entreprise établie à Cergy, France
SIREN 934 714 569